Sistem Informasi Manajemen: Makalah SIM untuk Pendidikan

MAKALAH

Sistem Informasi Manajemen untuk Pendidikan

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

Oleh :

Karmelita Indah Pratiwi (1A122066)

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

BANK BPD JATENG

SEMARANG

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpakan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Sim untuk pendidikan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Manajemen.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian makalah ini. Untuk itu Penulis mengucapkan terima kasih

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah dengan judul “SIM untuk pendidikan” ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik dari pembaca yang bersifat membangun penulis harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua.

Semarang, 7 Oktober 2015

Penulis

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sekolah atau lembaga pendidikan tentunya tak bisa lari dari yang namanya manajemen. Layaknya sebuah perusahaan, sekolah atau lembaga pendidikan mempunyai pimpinan, karyawan, pelanggan, serta produk yang dijual atau dihasilkan. Tentunya semua itu memerlukan manajemen yang baik, terarah, dan terencana. Sehingga tidak akan timbul kemunduran atau bahkan berhentinya pengoperasian perusahan tersebut, yang dalam hal ini adalah sekolah.

Dewasa ini, teknologi informasi berkembang pesat. Hal itu ternyata juga berdampak pada manajemen perusahaan tak terkecuali sekolah. Banyak sekolah yang sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam manajemennya. Sehingga sekarang ini banyak sekolah yang sudah menerapkan Sistem Informasi Manajemen dalam lembaganya.

Suatu lembaga pendidikan formal memiliki keinginan untuk menjelaskan, mendefinisikan serta menerapkan suatu model pendidikan yang berdasarkan ekspektasinya memilki kapabilitas dan sesuai dengan perkembangan zaman.
Manajemen pendidikan pada era informasi merupakan suatu prioritas untuk kelangsungan pendidikan atau dengan kata lain merupakan suatu bentuk pendidikan yang harus memiliki ciri khusus untuk menciptakan hasil yang sesuai dengan tujuan lembaga pendidikan. Hal ini disebabkan penurunan perkembangan pendidikan dilihat dari segi kualitas dan hasil dari ekspektasi lembaga pendidikan. Selain itu, penurunan ini juga disebabkan oleh tidak tersedianya manajemen yang baik untuk mengelola pendidikan di beberapa lembaga pendidikan.
Pendidikan harus menetapkan visi dan misi yang jelas untuk memproduksi keputusan yang berkualitas dan beroperasi secara maksimal seiring perkembangan zaman. Untuk mewujudkan hal ini, perlu dibuat suatu struktur dan manajemen yang pasti dan sesuai dengan visi dan misi lembaga pendidikan. Melalui penggunaan internet dan sistem informasi, lembaga pendidikan dapat mengembangkan manajemen yang baik.
Menurut UU No. 20 tahun 2003 adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara. Pendidikan pada dasarnya adalah proses komunikasi yang di dalamnya berisi suatu transformasi pengetahuan, berbagai nilai dan keterampilan baik di dalam maupun luar sekolah yang berlangsung secara konstan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud sistem informasi manajemen?

2. Apa tujuan Sistem Informasi Manajemen dalam dunia Pendidikan?

3. Apa syarat dan ruang lingkup perencanaan sistem informasi manajemen sekolah?

4. Apa manfaat sistem informasi manajemen dalam pendidikan?

5. Bagaimana Perkembangan SIM dalam dunia pendidikan?

6. Unsur apa saja yang terdapat pada pendidikan jarak jauh berbasis web?

7. Seberapa pentingnya SIM untuk pendidikan?

C. Tujuan

Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahui penggunaan sistem informasi manajemen untuk pendidikan, memahami konsep manajemen, memperdalam ilmu mengenai prinsip dan teori serta memahami kebutuhan yang diperlukan untuk membangun sistem informasi manajemen untuk pendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat bagi penggunanya. Sehingga Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem yang digunakan untuk memperoleh informasi guna kepentingan manajemen.

2. Tujuan Sistem Informasi Manajemen dalam Pendidikan

Ada beberapa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen sekolah, antara lain : a.) Bagi pihak sekolah

· Mempermudah proses pengelolaan data akademik dan non akademik.

· Menyediakan suatu laporan perkembangan siswa dalam proses pengajaran.

· Menyediakan suatu laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran.

· Menjadi panduan untuk membuat peraturan sekolah.

· Berperan sebagai sarana komunikasi antara masyarakat dan orang tua siswa tanpa batasan waktu dan tempat.

· Menjadi media promosi yang memperkenalkan sekolah.

· Sebagai sarana perluasan informasi / pengetahuan.

· Bagi pihak orang tua siswa

· Mempermudah orang tua dalam memonitor perkembangan anak (siswa) di sekolah.

b.) Bagi siswa

· Menyediakan suatu media bagi siswa untuk memantau perkembangan baik dari sisi akademik maupun non akademik.

· Membantu siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan di sekolah dan meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan soal latihan.

· Membantu siswa dalam persiapan sebelummemasuki jenjang pendidikan selanjutnya,

merencanakan karir, dan mengembangkan kemampuan sosial atas dasar informasi

dan pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah, linkungan kerja, dan masyarakat.

3. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa faktor yang dapat menjadi syarat kesuksesan sistem informasi manajemen suatu sekolah, antara lain :

· Ketersediaan / availability

Informasi yang dipersiapkan untuk membuat sistem informasi harus tersedia bagi pihak-pihak dalam sekolah. Hal ini merupakan suatu hal mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.

· Mudah untuk dipahami / comprehensibility

Informasi yang tersedia di dalam sistem harus dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem. Informasi yang termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin tugas-tugas dari sistem informasi dan keputusan yang tepat.

· Kesesuaian / relevant

Informasi yang ada di sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan suatu organisasi. Informasi ini bisa berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi, misi, ataupun tujuan dari organisasi yang berkaitan.

· Kelengkapan / completeness
Informasi yang lengkap tidak berarti banyaknya informasi yang ada di dalam suatu sistem. Kelengkapan berarti informasi yang diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku dalam organisasi yang menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini berperan penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi penggunanya.

· Ketepatan waktu / timing

Penyediaan informasi yang tepat merupakan hal yang penting untuk merancang suatu sistem informasi. Informasi harus memenuhi syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis untuk membuat sistem akhir.

· Terorganisir / coordinated

Sistem informasi yang dibuat harus terstruktur sehingga membuat sistem bekerja dengan baik. Letak sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.

· Meningkatkan produktivitas

Sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang bersangkutan. Misalnya, sistem informasi manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk membuat record mengenai data siswa sekolah tersebut. Hal ini akan mempermudah pihak administrasi dalam mengelola data dan juga mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.

Sistem informasi manajemen sekolah memiliki suatu ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk memberikan batasan yang jelas antara bagian-bagian sistem yang ada dalam sistem. Ruang lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah meliputi :

· Sistem Informasi Profil Sekolah

Merupakan sistem utama dari sekolah. Konten yang ada di dalamnya berupa data sekolah yang terhubung dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan pendidikan nasional. Standar kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk memperoleh informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dinas pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut pengembangan setiap sekolah.

· Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)

Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini berkaitan dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya antara lain pengelolaan penerimaan pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar sementara dan tetap, tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan tenaga pengajar.

· Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu

Sub-sistem yang berkaitan dengan pengelolaan informasi mengenai siswa sekolah. Manajemen / pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional / NISN.

· Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah

Sub-sistem yang mempermudah pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah, persediaan, dan laporan mengenai pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi lainnya adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris sekolah. Hal ini akan mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa kebutuhan operasional sekolah selama satu periode pengajaran.

· Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik

Merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang dengan struktur sebagai berikut :

· Sudut pandang dewan kurikulum

· Sudut pandang tenaga pengajar

· Sudut pandang pihak pengusaha / eksekutif

· Sudut pandang siswa

· Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah

Sub-sistem yang berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah. Kontennya meliputi perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan mengenai traaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah, dan sistem akutansi yang terstruktur.

· Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat

Merupakan media untuk menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah. Hal ini bertujuan untuk menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah / publikasi, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan menyediakan wadah dagi berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang berkaitan dengan sekolah.

4. Manfaat sistem informasi manajemen dalam pendidikan

Manfaat Sistem Informasi Manajemen dalam dunia pendidikan mencakup banyak sector yang diantaranya

a.) Hal koneksi dan setting

Koneksi dan setting ini merupakan koneksi database sekolah, setting tahun ajaran, dan setting kurikulum. Pihak sekolah bisa men-setting tahun ajaran dan kurikulumnya dengan lebih mudah melalui database yang tersistematis. Sehingga bisa memudahkan stakeholderssekolah yang ingin mengaksesnya.

b.) Pengelolaan kesiswaan

Pengolalaan kesiswaan adalah pengolahan data-data yang terkait dengan siswa, misalnya track record seorang siswa dalam melanggar kedisiplinan, data-data siswa berprestasi, data siswa yang mendapatkan beasiswa, pemindahan (mutasi) siswa, hingga data-data alumni sekolah.

c.) Pengelolaan akademik

Diantara manfaat dalam pengolaan akademik adalah penyediaan Laporan nilai hasil ujian secara periodik, data nilai KTSP, data nilai KBK, data absensi, data bimbingan dan penyuluhan, data kasus siswa, rencana pengajaran, pengelolaan mata pelajaran, penjadwalan, dan prestasi akademik.

d.) Pengelolaan data guru dan karyawan

Data-data yang masuk kategori ini adalah Manajemen biodata guru dan karyawan, data keluarga guru dan karyawan, riwayat pendidikan guru, pendidikan tambahan yang dibutuhkan oleh siswa maupun karyawan sekolah (kursus, training, seminar, workshop dsb).

e.) Pengelolaan keuangan sekolah

Pengolaan keuangan merupakan hal yang sangat urgen dalam suatu instansi. Persoalan dan penggunaan sumber dana juga merupakan hal yang sangat sensitive karena terkait dengan transparansi dan akuntabilitas sebuah instansi. Pengelolaan keuangan diantaranya manajemen pembayaran biaya pendidikan, administrasi dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah)dan penggunaannya, biaya tambahan, seperti : biaya praktikum, biaya ekstra, dll.

f.) Pengelolan dan penertiban administrasi perpustakaan

Pengelolaan buku (judul, kategori & deskripsi) sangat penting demi terjaganya data semua buku dan karya-karya yang dimiliki oleh perpustakaan sekolah sehingga bisa dimonitor dengan lebih mudah. Hal lain yang bisa dilihat dengan adanya SIM berkenaan dengan status keanggotaan dan peminjam, stock inventory, Jurnal keluar masuk buku, laporan-laporan terdiri dari : statistik peminjaman, statistik keluar masuk buku, rekap peminjaman, dan rekap pengembalian.

g.) Bank Soal

Diantara yang paling mendukung prestasi dan kualitas siswa adalah kualitas soal yang baik. Penggunaan SIM dalam dunia pendidikan akan sangat membantu dalam pengadaan bank soal. Sehingga siswa tidak perlu lagi untuk membeli dan mencari bank soal lainnya. Ketersediaan bank soal ini juga bisa menjaga dan meningkatkan soal yang dikerjakan siswa dan akan membantu siswa dalam mendongkrak prestasinya.

ü Manfaat SIM untuk Sekolah

Seiring berkembangnya teknologi pun mendukung sistem informasi manajemen menjadi semakin meningkat. Seperti halnya pada saat penerimaan murid baru. Kini pun sudah banyak sekolah menggunakan pendaftaran sistem online. Dimana sistem ini memudahkan calon siswa untuk mendaftar ke sekolah tesebut. Calon siswa hanya harus memasukkan syarat-syarat berkas yang harus dipenuhi. Dan dari pihak sekolah dapat dengan mudah menyeleksi data dari calon siswa yang terpenuhi, misalnya seleksi dari nilai NEM calon siswa. Dan juga pembagian kuota antara sekolah dari kabupaten maupun kota. Demikian para calon siswa pun dapat memantau apakah NEM dalam posisi aman atau tidak.

Sebagaimana proses pada saat penerimaan siswa baru adalah seperti berikut:

1. Data dari calon siswa yang terinput, dimulai dari biodata para siswa hingga nilai akademik siswa.

2. Kemudian diseleksi dengan program yang menyeleksi data para calon siswa. Penyeleksian dilihat dari nilai akademik para calon siswa, kemudian di akumulukasikan apakah nilai akan bertahan dalam urutan diterima atau tidak .

3. Terdapat kebijakan-kebijakan yang harus terpenuhi. Pada saat penerimaan murid baru terdapat dinas pendidikan, kepala sekolah, serta tim untuk melakukannya untuk mengatur ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi para calon siswa agar dapat masuk sekolah tersebut. Sesuai standar JARDIKNAS (Departemen Pendidikan Nasional), sehingga pembuatan laporan dari masing-masing sekolah maupun dari Dinas Pendidikan dapat dengan mudah dan cepat di sampaikan tanpa harus membuat laporan ulang dan tanpa harus mencetak laporan, hal ini karena format laporan dan jaringan sudah disesuaikan dan menggunakan konsep singkronisasi online. Seperti misalnya, apabila sekolah sebelumnya terdafatar dalam kabupaten dan sekolah yang dituju terdaftar dalam kota, maka sang calon murid hanya akan mendapatkan 20% peluang untuk masuk ke sekolah tersebut serta harus mengurus kepindahan rayon.

5. Perkembangan SIM dalam dunia pendidikan

Di era globalisasi ini telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan dari pendidikan tatap muka yang konvensional ke arah pendidikan yang lebih terbuka (Mukhopadhyay M., 1995). Sebagai contoh kita melihat di Perancis proyek “Flexible Learning”. Hal ini mengingatkan pada ramalan Ivan Illich awal tahun 70-an tentang “Pendidikan tanpa sekolah (Deschooling Socieiy)” yang secara ekstrimnya guru tidak lagi diperlukan. Bishop G. (1989) meramalkan bahwa pendidikan masa mendatang akan bersifat luwes (flexible), terbuka, dan dapat diakses oleh siapapun juga yang memerlukan tanpa pandang faktor jenis, usia, maupun pengalaman pendidikan sebelumnya.

Mason R. (1994) berpendapat bahwa pendidikan mendatang akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin.

Tony Bates (1995) menyatakan bahwa teknologi dapat meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk pendidikan dan latihan, dan mempunyai arti yang sangat penting bagi kesejahteraan ekonomi. Alisjahbana I. (1966) mengemukakan bahwa pendekatan pendidikan dan pelatihan nantinya akan bersifat “Saat itu juga (Just on Time). Teknik pengajaran baru akan bersifat dua arah, kolaboratif, dan inter-disipliner.

Romiszowski & Mason (1996) memprediksi penggunaan “Computer-based Multimedia Communication (CMC) yang bersifat sinkron dan asinkron. Dari ramalan dan pandangan para cendikiawan di atas dapat disimpulkan bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada produktivitas kerja “saat itu juga dan kompetitif.

6. Unsur pendidikan jarak jauh berbasis web

Suatu pendidikan jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur sebagai berikut:

a.) Pusat kegiatan siswa; sebagai suatu community web based distance learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa, dimana mahasiswa dapat menambah kemampuan, membaca materi kuliah, mencari informasi dan sebagainya.

b.) Interaksi dalam grup; Para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-materi yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir dalam group ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.

c.) Sistem administrasi mahasiswa; dimana para mahasiswa dapat melihat informasi mengenai status mahasiswa, prestasi mahasiswa dan sebagainya.

d.) Pendalaman materi dan ujian; Biasanya dosen sering mengadakan quis singkat dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan test pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh web based distance learning

e.) Perpustakaan digital; Pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital seperti suara, gambar dan sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang dan berbentuk database.

f.) Materi online diluar materi kuliah; Untuk menunjang perkuliahan, diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya. Karenanya pada bagian ini, dosen dan siswa dapat langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada mahasiswa lainnya melalui web.

7. Pentingnya SIM untuk pendidikan

Mewujudkan ide dan keinginan di atas dalam suatu bentuk realitas bukanlah suatu pekerjaan yang mudah tapi bila kita lihat ke negara lain yang telah lama mengembangkan web based distance learning, sudah banyak sekali institusi atau lembaga yang memanfaatkan metode ini. Bukan hanya skill yang dimiliki oleh para engineer yang diperlukan tapi juga berbagai kebijaksanaan dalam bidang pendidikan sangat mempengaruhi perkembangannya. Jika dilihat dari kesiapan sarana pendukung misalnya hardware, maka agaknya hal ini tidak perlu diragukan lagi. Hanya satu yang selalu menjadi perhatian utama pengguna internet di Indonesia yaitu masalah bandwidth, tentunya dengan bandwidth yang terbatas ini mengurangi kenyamanan khususnya pada non text based material. Di luar negeri, khususnya di negara maju, pendidikan jarak jauh telah merupakan alternatif pendidikan yang cukup digemari. Metoda pendidikan ini diikuti oleh para mahasiswa, karyawan, eksekutif, bahkan ibu rumah tangga dan orang lanjut usia (pensiunan).

Beberapa tahun yang lalu pertukaran materi dilakukan dengan surat menyurat, atau dilengkapi dengan materi audio dan video. Saat ini hampir seluruh program distance learning di Amerika, Australia dan Eropa dapat juga diakses melalui internet. Studi yang dilakukan oleh Amerika, sangat mendukung dikembangkannya e-learning, menyatakan bahwa computer based learning sangat efektif, memungkinkan 30% pendidikan lebih baik, 40% waktu lebih singkat, dan 30% biaya lebih murah. Bank Dunia (World bank) pada tahun 1997 telah mengumumkan program Global Distance Learning Network (GDLN) yang memiliki mitra sebanyak 80 negara di dunia. Melalui GDLN ini maka World Bank dapat memberikan e-learning kepada mahasiswa 5 kali lebih banyak (dari 30 menjadi 150 mahasiswa) dengan biaya 31% lebih murah.Dalamera global, penawaran beasiswa muncul di internet. Bagi sebagian besar mahasiswa di dunia, uang kuliah untuk memperoleh pendidikan yang terbaik umumnya masih dirasakan mahal. Amat disayangkan apabila ada mahasiswa yang pandai di kelasnya tidak dapat meneruskan sekolah hanya karena tidak mampu membayar uang kuliah. Informasi beasiswa merupakan kunci keberhasilan dapat menolong mahasiswa yang berpotensi tersebut.

BAB III

PENUTUP

8. KESIMPULAN

Penggunaan sistem informasi manajemen menunjukkan citra positif lembaga sekolah tidak hanya dalam ruang lingkup nasional melainkan juga internasional dikarenakan penggunaan teknologi terbaru identik dengan penyesuaian dengan standar yang digunakan di berbagai negara.